Einstieg in die Personaleinsatz- und Schichtplanung mit SAP HCM
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Fachkräftemangel, flexible Arbeitszeiten und die stärkere Berücksichtigung von individuellen Qualifikationen stellen gerade in der heutigen Zeit Firmen vor enorme Herausforderungen. Es reicht nicht, die Mitarbeiter möglichst gleichmäßig und gerecht auf bestimmte Schichten zu verteilen. Im Übrigen haben diese Prozesse in jeder Branche, ja in jedem Unternehmen eine individuelle Ausprägung. SAP gibt dem Personaleinsatzplaner mit dem HCM-Modul PT-SP ein bewährtes und ausgereiftes Werkzeug an die Hand, mit dem er seine Aufgaben effizienter und bequemer erfüllen und bestimmte Abläufe automatisieren kann.
In diesem Buch erfahren Sie alles, was Sie als Praktiker darüber wissen müssen. Sie lernen die einschlägige Transaktion PP61 kennen und werden mit deren Funktionalitäten und der Planungsoberfläche vertraut gemacht. Der Autor führt Sie durch den gesamten Planungsprozess und zeigt Ihnen, wie Sie Bedarfe definieren, bearbeiten und mit den Mitarbeitern abgleichen können. Dieses Buch ist nicht nur für Anfänger, sondern auch für erfahrene Einsatzplaner interessant. Es ist ein unverzichtbares Nachschlagewerk, das Ihnen hilft, das Beste aus der SAP-Personaleinsatzplanung herauszuholen.
- Detailplanung von Schichten, Bereitschaften, An- und Abwesenheiten
- SAP-Qualifikationsmanagement zur Bedarfsplanung
- Abgleich zwischen Sollplanung und Iständerungen
- Nutzung der SAP-Zeitwirtschaftsergebnisse zur Planung
読書例
2.1 Einstieg in die Einsatzplanung
Zur Pflege des Einsatzplans steht Ihnen im SAP-Menü über den Pfad Personal • Personalzeitwirtschaft • Einsatzplanung – Einsatzplan die Transaktion PP61 (Einsatzplan ändern) zur Verfügung. Nach deren Aufruf erscheint das Selektionsbild der Personaleinsatzplanung (siehe Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: PP61 – Personaleinsatzplanung ändern
Das Einstiegsbild setzt sich aus einem Menübereich, Schaltflächen mit Funktionen im Kopfbereich (neben dem Transaktionsfenster) sowie den drei relevanten Selektionen Organisationseinheit, Status des Einsatzplans und Planungszeitraum zusammen. Im Detail erläutere ich Ihnen das in den Abschnitten 2.1.1, 2.1.2 und 2.1.3.
2.1.1 Organisationseinheit wählen
Zum Aufruf der Planungsoberfläche nutzen Sie die entsprechenden Organisationseinheiten, denen die Mitarbeiter zugeordnet sind (siehe Abbildung 2.2). Wir bleiben an dieser Stelle bei unserer schon in der Einleitung beschriebenen QLI GmbH, Standort Mitte.
Abbildung 2.2: Selektionsbild der Organisationseinheit
Über die Wertehilfe steigen Sie direkt in die Auswahl des Organisationsmanagements und deren Organisationseinheiten ein (siehe Abbildung 2.3).
Abbildung 2.3: Auswahl der Organisationseinheiten
Hierzu möchte ich Ihnen noch einen Tipp geben: Sollten Sie nur auf definierte Organisationseinheiten zugreifen wollen, können Sie sich eine persönliche Liste anlegen, die Ihnen im Alltag von Nutzen ist. Der Vorteil liegt darin, dass Ihnen bei der Auswahl der Organisationseinheiten nicht der komplette Organisationsaufbau angezeigt wird, sondern nur das, was Sie wirklich benötigen.
Hierfür klicken Sie auf das Auswahlsymbol für Eingabehilfen , das Sie im unteren Bereich der Abbildung 2.3. sehen. Über den Suchbegriff geben Sie die Nummer der Organisationseinheit (in unserem Beispiel 50000420 für den Verkauf der QLI GmbH) ein und klicken auf (siehe Abbildung 2.4).
Abbildung 2.4: Eingabehilfe für den Suchbegriff
Im Folgenden wird Ihnen die gewünschte Organisationseinheit angezeigt (siehe Abbildung 2.5).
Abbildung 2.5: Gefundene Organisationseinheit
Nun klicken sie auf die Fläche . Dies wiederholen Sie für alle Organisationseinheiten, die Sie planen müssen. Zunächst wählen Sie das Feld , anschließend das Symbol . Es öffnet sich wieder das Suchfenster.
Am Ende sollten Sie wie unserem Beispiel Ihre persönlich zusammengestellte Werteliste sehen (siehe Abbildung 2.6).
Abbildung 2.6: Persönliche Werteliste
Sobald Sie die zu planenden Organisationseinheiten ausgewählt haben – ob über das Selektionsbild oder Ihre persönliche Liste –, führen Sie die folgenden weiteren Selektionen durch.
2.1.2 Status des Einsatzplans
Ob in Ihrem Unternehmen mit Soll- und Istplänen gearbeitet wird, hängt von den Fragestellungen des Sollplanabschlusses und den Änderungen im Ist ab. Beides ist möglich, aber nicht zwingend.
Soll- oder Istplan
In einem Sollplan wird die vorläufige Planung einer Organisationseinheit vorgenommen. Er zeigt die planerische Idealbesetzung des Planungszeitraums. Nach Sollplanabschluss finden entgeltrelevante Änderungen nur noch im Istplan statt.
Ob Sie mit einem Soll- und Istplan arbeiten, orientiert sich an Ihrem Projekt. Zwei relevante Punkte sprechen für einen Sollplanabschluss und das weitere Arbeiten im Istplan:
- Der Sollplanabschluss wird dokumentiert, da viele Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen vorschreiben, dass die Planung den Mitarbeitern zu einem bestimmten Zeitpunkt kommuniziert wird.
- Abweichungen zwischen Soll und Ist können tarifrechtliche Auswirkungen haben, und die SAP-Zeitwirtschaft ist in der Lage, diese zu differenzieren.
2.1.3 Planungszeitraum
SAP macht es Ihnen hier einfach. Sie können im Vormonat, aktuellen Monat oder Folgemonat arbeiten, aber auch einen anderen Zeitraum aufrufen. Wählen Sie einen zu großen Zeitraum, wie Abbildung 2.7 dargestellt, erhalten Sie die Information aus Abbildung 2.8.
Abbildung 2.7: Zeitraumeingabe im Selektionsbild der Personaleinsatzplanung
Abbildung 2.8: Information über einen zu großen Zeitraum
Haben Sie die Voreinstellungen abgeschlossen, klicken Sie entweder auf oder auf (siehe Abbildung 2.1). Der Anzeigemodus ist z.B. dann eine Option, wenn der Einsatzplan von einem anderen Benutzer blockiert ist. Wenn Sie ihn aufrufen, können Sie zwar keine Änderungen vornehmen, aber Ihnen stehen neben der Anzeige aller Plandaten die kompletten Auswertungsfunktionen zur Verfügung.
2.1.4 Abordnungen
Beim Einstieg in die Personaleinsatzplanung steht Ihnen die Schaltfläche Abordnungen zur Verfügung (siehe Abbildung 2.9) und hier im speziellen die Langfristigen Abordnungen, die ich Ihnen in diesem Abschnitt ausführlich vorstelle.
Abbildung 2.9: Schaltfläche »Langfristige Abordnungen«
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, Mitarbeiter Ihrer Organisationseinheit an andere Organisationseinheiten Ihres Betriebs abzuordnen. Dieser Prozess ist heute in sehr vielen Unternehmen allgegenwärtig, dies kann im Rahmen eines Ausbildungsbetriebs die Rotation der Auszubildenden in andere Bereiche sein oder einfach ein Tausch zwischen Führungskräften unterschiedlicher Abteilungen. Dagegen ist es nicht möglich, dass ein Planer von sich aus Mitarbeiter aus einem anderen Bereich ausleiht. SAP gewährleistet im Hintergrund, dass die Kostenverteilung adäquat abgebildet werden kann.
Die Funktionen »Abordnen«, »Abordnungen anzeigen« und »Abordnung zurückgeben« finden Sie im Menü der SAP-Personaleinsatzplanung unter dem Pfad Bearbeiten • Mitarbeiter.
Exklusive und parallele Abordnung
Haben Sie einen Mitarbeiter für eine exklusive Abordnung vorgesehen, steht er für den fraglichen Zeitraum in seiner Stammorganisationseinheit nicht mehr zur Verfügung. Sie können den Mitarbeiter auch nicht bei Bedarf zurückholen. Nur der Planer, zu dessen Organisationseinheit der Mitarbeiter abgeordnet wurde, kann diesen, gegebenenfalls auch tageweise, zurückgeben.
Bei einer parallelen Abordnung behält der abordnende Planer die Kontrolle, teilt diese aber mit dem Planer der empfangenen Organisationseinheit. Ein typisches Szenario ist, dass der Mitarbeiter seine Tagesschicht in der empfangenden Organisationseinheit leistet, einzelne Aufgaben aber weiterhin in der Stammorganisationseinheit ausführt – diese werden dann als Anwesenheit abgebildet.
Bei parallelen Abordnungen sind Absprachen erforderlich
Parallele Abordnungen erfordern Absprachen zwischen den beteiligten Einsatzplanern. Nicht zuletzt durch Fehleingaben kann es passieren, dass ein Planer dem anderen einen Mitarbeiter »wegnimmt«.
Auch beim Sollplanabschluss (siehe Abschnitt 2.3.3) ist Vorsicht geboten, hier gilt das Prinzip: Der Schnellere gewinnt.
Ob das System dem Einsatzplaner beim Anlegen einer Abordnung die Möglichkeit bietet, die Abordnung als »parallel« zu kennzeichnen, hängt vom Profil der Einsatzplanung ab. Im SAP-Standard steht Ihnen hierfür das Profil SAP_000004 – Mitarbeiter in Org (Parallele Abordnung) zur Verfügung. Die Einstiegsprofile der SAP-Personaleinsatzplanung finden Sie in Abschnitt 2.2.2.
Um einen Mitarbeiter parallel abzuordnen, setzen Sie bei der Abordnung den Haken bei Mitarbeiter parallel verfügbar (siehe Abbildung 2.10).
Abbildung 2.10: Exklusive oder parallele Abordnung
Eine neue Abordnung wird vom System zunächst als Vormerkung behandelt. Erst wenn Sie Ihre Eingaben gesichert haben, wird aus der Vormerkung eine Abordnung, die auf der Datenbank gesichert wird. Bis dahin können Sie die Vormerkung über den Menüpfad Bearbeiten • Mitarbeiter • Vormerkung wieder zurücknehmen.
Sichtbarkeit von abgeordneten Mitarbeitern
In der Plantafel werden exklusiv abgeordnete Mitarbeiter an den Tagen, an denen sie abgeordnet sind, mit leeren Zellen angezeigt (siehe Abbildung 2.11). Solche bekommen Sie auch dann zu sehen, wenn Ihnen ein Mitarbeiter nicht für den gesamten Anzeigezeitraum zugeordnet ist.
Abbildung 2.11: Leere Zellen bei exklusiv abgeordneten Mitarbeitern
Langfristige Abordnung
Hinter der Funktionalität Langfristige Abordnungen verbirgt sich eine Erfassungsoberfläche, bei der das Abordnen von der Planungsoberfläche technisch entkoppelt ist. Das Abordnen geschieht darum deutlich performanter. Wegen der kürzeren Antwortzeiten des Systems bietet sich die Oberfläche für Abordnungen an, die längere Zeiträume umfassen.
Auch langfristige Abordnungen sind nur innerhalb des Planungszeitraums (siehe Abschnitt 2.1.3) möglich. Diesen sollten Sie daher groß genug wählen allerdings nicht beliebig groß, um keine Laufzeit zu verschwenden.
Klicken Sie im Anschluss auf den Button , und Sie bekommen das Dialogfenster aus Abbildung 2.12 angezeigt.
Abbildung 2.12: Auswahl der Mitarbeiter für langfristige Abordnungen
In diesem Dialogfenster markieren Sie die Mitarbeiter, die Sie abordnen wollen, und klicken auf den Button oder drücken die Enter-Taste. Sie gelangen in die Oberfläche zum Anlegen von Abordnungen (siehe Abbildung 2.13).
Abbildung 2.13: Übersicht über Abordnungen und Vormerkungen
Sie können auf dieser Oberfläche eigene Mitarbeiter abordnen und Ihnen zugeordnete Mitarbeiter an deren Stammorganisationseinheit zurückgeben. Wie bei den kurzfristigen Abordnungen lassen sich auch hier Ihnen zugeordnete Mitarbeiter nicht weiter abordnen. Sie sehen an den verschiedenen Ordnerinhalten, ob es sich um eigene oder zugeordnete Mitarbeiter handelt.
Möchten Sie nun einen Mitarbeiter abordnen, müssen Sie auf dem Ordner-Icon vor dem Mitarbeiternamen doppelklicken, um in das Dialogfenster der Abordnung zu wechseln. Dies habe ich in Abschnitt 2.3.2 (Registerkarte Weiteres) ausführlich erläutert.
Nachdem Sie alle Daten zur Abordnung erfasst haben, klicken Sie auf Übernehmen. Zurück im Übersichtsbild, erscheint die neue Abordnung erst einmal als Vormerkung (siehe Abbildung 2.14).
Abbildung 2.14: Vormerkung der Abordnung
Sobald Sie Ihre Eingaben gesichert haben, verschwindet die Markierung, und die Abordnung wird in der Datenbank gesichert. Bis dahin können Sie die Vormerkung wieder zurücknehmen. Doppelklicken Sie hierfür auf das kleine Icon links von der Vormerkung . Sie gelangen dann zu einer Auswahl der Tage, über die sich die Vormerkung erstreckt, und können diese ganz oder teilweise löschen.
Abbildung 2.15: Vormerkung der Abordnung löschen
Hierfür setzen Sie einen Haken bei den Tagen, für die Sie die Abordnungen zurücknehmen möchten, und klicken in der Fußzeile auf das Löschen-Symbol (siehe Abbildung 2.15). Wenn Sie alle Tage auf einmal markieren wollen, klicken Sie auf das Symbol . Wenn Sie die Markierung überall entfernen möchten, verwenden Sie .
Sie können außer eigenen Vormerkungen auch Abordnungen Ihnen zugeordneter Mitarbeiter löschen, also die Mitarbeiter zurückgeben. Dies funktioniert ähnlich wie das Löschen einer Vormerkung durch Doppelklick auf das Symbol . Auch das Dialogfenster ist fast identisch (siehe Abbildung 2.16).
Abbildung 2.16: Zugeordnete Mitarbeiter zurückgeben
Mitarbeiter, die Ihnen über die Funktion »Langfristige Abordnungen« zugeordnet wurden, werden im Übrigen genauso behandelt wie die Abordnungen innerhalb der Personaleinsatzplanung. Sie können die Mitarbeiter deshalb auch über den Menüpfad Bearbeiten • Mitarbeiter • Zurückgeben auf der Planungsoberfläche wieder an die Stammorganisationseinheit zurückgeben.
