Schnelleinstieg SAP-Materialwirtschaft in SAP S/4HANA

2.1 Organisationsebenen

Die Organisationsebenen zeigen Ihnen, wie ein Unternehmen in den verschiedenen Bereichen (z.B. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Bestandsführung, Produktion und Lagerverwaltung) gegliedert ist. Dazu müssen Sie vorher die notwendigen Organisationseinheiten definieren.

2.1.1 Organisationseinheiten

Im SAP-System wird die Unternehmensstruktur immer mithilfe von Organisationseinheiten (Org.einheiten) abgebildet. Diese entsprechen den rechtlichen und organisatorischen Einheiten einer Firma.

Die erforderlichen Organisationseinheiten definieren Sie im Customizing (Systemeinstellungen) der Unternehmensstruktur und ordnen diese Einheiten anschließend den jeweiligen Bezugselementen zu. Sehen Sie dazu überblicksweise in Abbildung 2.2, wie im System der SAP Customizing Einführungsleitfaden (engl.: Implementation Guide, IMG) aufgebaut ist. Sie gelangen mit der Transaktion SPRO (gab es schon in den alten SAP-Systemen R/2, R/3 und ERP) zu diesen Einstellungen.

Abbildung 2.2: SAP Customizing Einführungsleitfaden

Im Folgenden beschreibe ich die Org.einheiten für die Bereiche Bestandsführung und Einkauf – in der Unternehmensstruktur unter Definition (gerahmt), Logistik Allgemein und Materialwirtschaft zu finden. Diese Org.einheiten setzen voraus, dass der »Mandant« bei der Systemerstellung aufgesetzt und der »Buchungskreis« vom Finanzwesen definiert worden sind.

Mandant

Der Mandant, die höchste Hierarchieebene in einem SAP-System, ist rechtlich und organisatorisch als eine abgeschlossene Einheit zu sehen. In der Praxis könnten Sie damit z.B. einen Konzern abbilden.

Aus technischer Sicht besteht zwischen verschiedenen Mandanten eine klare Trennung der Stammsätze (z.B. Lieferanten, Material, Lokationen) und der eigenständigen Tabellensätze (z.B. Bewegungsdaten wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferavis, Wareneingänge, Zahlungen, Finanzbuchungen).

Buchungskreis

Der Buchungskreis ist für das Rechnungswesen die kleinste organisatorische Einheit mit einer vollständigen, in sich abgeschlossenen Buchhaltung.

Der Buchungskreis repräsentiert eine selbstständig bilanzierende Einheit, beispielsweise eine Firma oder eine Firmengruppe in einem Konzern. Somit können Sie innerhalb eines Mandanten mehrere Buchungskreise einrichten, für die jeweils voneinander unabhängige Konten geführt werden.

In SAP S/4HANA wird der Buchungskreis über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel und einem dazugehörenden Text definiert (z.B. 0001, »SAP SE«).

Werk

Das Werk ist eine organisatorische Einheit, die ein Unternehmen aus Sicht der Logistikbereiche zusammenfasst (z.B. Bedarfsplanung, Beschaffung, Bestandsführung, Produktion und Instandhaltung).

Ein Werk kann innerhalb einer Firma in verschiedenen Formen agieren, etwa als Firmenhauptsitz, Produktionsstätte, Vertriebsniederlassung oder Logistikzentrum.

In SAP S/4HANA wird das Werk mit einem vierstelligen alphanumerischen Schlüssel und einem dazugehörenden Text definiert (z.B. 0001, »Walldorf«).

Lagerort

Mit dem Lagerort unterscheiden Sie verschiedene Materialbestände innerhalb eines Werks, beschreiben jedoch keine physische Adresse. Die mengenmäßige Bestandsführung für ein Werk erfolgt immer auf Lagerortebene. Auf dieser Ebene führen Sie auch die Inventur durch.

In SAP S/4HANA wird der Lagerort über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel und einen dazugehörenden Text definiert (z.B. 0001, »Hauptlager«). Der Schlüssel muss innerhalb eines Werks eindeutig sein.

Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation, häufig mit EkOrg abgekürzt, gliedert Ihr Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs, d.h., Sie gruppieren die Zuständigkeit von Verantwortlichen z.B. nach der Art der Materialbeschaffung, nach Dienstleistungen, bestimmten Lieferanten oder Regionen, damit die bestmöglichen Einkaufskonditionen professionell ausgehandelt werden.

In SAP S/4HANA wird die Einkaufsorganisation über einen dreistelligen alphanumerischen Schlüssel und einen dazugehörenden Text definiert (z.B. 300, »Einkäufer Rohmaterial«). Die EkOrg kann sowohl werks- als auch buchungskreisübergreifend sein.

2.1.2 Ebenen der Beschaffung

Je nach Situation ergeben sich innerhalb eines Mandanten verschiedene Zuordnungen zwischen Buchungskreis(en), Werk(en) und Einkaufsorganisation(en), zu finden in Abbildung 2.2 in den einzelnen Punkten unter Zuordnung (gerahmt). Diese werden wie folgt unterteilt (siehe Abbildung 2.3):

• werksbezogene EkOrg
• werksübergreifende EkOrg
• buchungskreisübergreifende EkOrg (Verwendung für einen dezentralen, strategischen Einkauf)

Abbildung 2.3: Einkaufsorganisation – Zuordnungen

2.1.3 Ebenen der Bestandsführung

In der Bestandsführung ordnen Sie innerhalb eines Mandanten Buchungskreis(e), Werk(e) und Lagerort(e) zu. Diese können gemäß Abbildung 2.4 dargestellt werden.

Abbildung 2.4: Bestandsführung – Zuordnungen

Beachten Sie dabei:

• Ein Werk kann nur einem Buchungskreis zugeordnet werden, d.h. nicht buchungskreisübergreifend.
• Einem Werk können Sie mehrere Lagerorte zuordnen.
• Ein Lagerort kann nur genau einem Werk zugeordnet werden.